Wagenparkbeheer: zelf doen of uitbesteden?

Wat u ook verkoopt, er zijn maar weinig ondernemingen die kunnen opereren zónder vervoer/transport. Of het nu gaat om het vervoeren van personen of goederen, voor u is dit "slechts" bijzaak. U kunt zich afvragen of het zinvol is om het wagenparkbeheer geheel zelf te doen of uit te besteden.

Uitbesteden

Met uitbesteden bedoel ik het onderbrengen van uw wagenpark bij derden, te denken valt aan een (externe) leasemaatschappij. Zelfs uw huidige (eigen) wagenpark is door een “sale and lease back”-constructie bij een externe partij onder te brengen.

Wanneer doen?

U kunt uw geld goed gebruiken voor uw bedrijf (i.p.v. voor de aanschaf van voertuigen)
U wilt de voertuigen niet op uw balans hebben (operationele lease)
Als door de schaalgrootte voordeel te behalen is (grootte wagenpark leasemaatschappij)
U het gemak van het uitbesteden ook wat waard vindt

Waarop te letten?

Let naast de bedragen óók goed op de voorwaarden (hierin treft u de grootste verschillen aan)
U gaat een contract aan voor een langere periode (meerdere jaren), dit moet dus passen in uw lange(re) termijn visie
Uw “relatie” met de externe partij is belangrijk, zij beheren immers een groot deel van uw “resources”

Zie ook: “Wat is het verschil tussen de diverse leasevormen?”

Zelf doen

Een leasemaatschappij neemt u het werk niet uit handen omdat ze u zo aardig vinden (alhoewel dit natuurlijk wel een goede reden zou zijn ;-)) maar omdat zij eraan kunnen/willen verdienen. Met andere woorden: Als u het wagenparkbeheer zelf doet, kunt u deze “winst” in het eigen bedrijf investeren.

Wanneer doen?

U wilt uw geld liever in uw eigen onderneming steken (i.p.v. in de leasemaatschappij)
U wilt het wagenpark in eigen bezit hebben (bijvoorbeeld i.v.m. investeringsaftrek bij bedrijfswagens)
U heeft zelf gunstige condities bedongen ten aanzien van bijvoorbeeld verzekering e.d.

Waarop te letten?

Is uw organisatie hierop voorbereid?
Wie is het aanspreekpunt? (contactpersoon, verantwoordelijkheden, e.d.)
Zorg voor een goede kostenbewaking
Wees bewust van de (on)mogelijkheden

Zie ook: “Wat betekent kilometerkostprijs?”

Combinatie zelfdoen / uitbesteden

U heeft misschien niet de specifieke kennis in huis, maar wilt toch niet alles uit handen geven. Dan is het een goed idee om het wagenpark in eigen beheer te houden, bijgestaan door een specialist. U kunt zo profiteren van de voordelen van beide vormen.

Wanneer doen?

U wilt niet alles uitbesteden, maar u beschikt niet over de specifieke kennis
U verzorgt het dagelijkse beheer, maar u kunt soms wat hulp gebruiken
Eigenlijk is deze vorm in veel situaties toepasbaar, overleg met uw specialist hoe u dit precies wilt invullen

Waarop te letten?

U dient binnen uw eigen organisatie een contactpersoon/verantwoordelijke aan te wijzen
Overleg regelmatig met uw specialist i.v.m. (on)mogelijkheden, kostenbewaking en bijsturing

Vergelijking

Vergelijk het met uw boekhouding. Als u ieder jaar met een grote schoenendoos vol met bonnetjes naar de boekhouder gaat, is dit dus “volledig uitbesteden”. U heeft er zelf (weinig tot) geen omkijken naar. Uw boekhouding wordt volledig extern geregeld. Het nadeel is wel dat hier een bijbehorend prijskaartje aan hangt.

U kunt uw boekhouding ook volledig zelf verzorgen. U dient dan geheel op de hoogte te zijn van alle wetten en regeltjes, anders bent u misschien in overtreding of laat u voordeel liggen. Deze methode is wel erg tijdrovend, maar u spaart een boekhouder uit.

En dan is er nog de mogelijkheid om zoveel mogelijk zelf bij te houden (inkomsten/uitgaven) en bij de aangifte(n) de boekhouder in te schakelen om u te helpen de puntjes op de “i” te zetten. Een goede boekhouder kan zichzelf zo makkelijk terugverdienen door u veel geld te besparen.

Bij wagenparkbeheer heeft u dezelfde mogelijkheden, maar in plaats van een boekhouder schakelt u dan een specialist op het gebied van wagenparkbeheer in.

Regelmatig evalueren

U dient regelmatig te evalueren wat in úw geval de beste keuze is ten aanzien van het wagenparkbeheer. Doe dit bijvoorbeeld eens per jaar, het kan voorkomen dat door diverse invloeden (bijvoorbeeld: wetgeving, belastingtarieven, vergoedingen, e.d.) het gunstiger is om uw keuze bij te stellen. Houd hierbij rekening met de lange(re) termijn (in verband met bijvoorbeeld looptijd leasecontract e.d.).

Veel succes met uw overweging/beslissing,

	John Smits
	Initiatiefnemer achter Autoverkoopster.nl en directeur van hét organisatie-adviesbureau dat zich richt op de automobielbranche: J. Smits Automotive Consultancy (SmitsAutomotive.com). Tevens onafhankelijk wagenparkadviseur (FleetCoach.nl).